Megállapodtak egy fejlődési célban. Egy hónappal később még mindig ott van a jegyzetekben, de a munkahét ugyanúgy telik, mint korábban. Mielőtt nagyobb erőfeszítést kérne, érdemes megnézni, mire volt ténylegesen lehetősége a munkatársnak.
Javaslatunk: nézzék át együtt a munkát. Lehet, hogy más sorrend kell, helyettesítést kell szervezni, vagy egy meglévő feladaton lehet gyakorolni. Egy önként vállalt cél halasztása is szóba jöhet. Nincs minden munkakörre megfelelő órakeret, és nem minden tanuláshoz kell tanfolyam.
Előbb a lehetőséget tisztázza, ne a motivációról ítéljen
„A feladatai közül melyiknél tudta volna ezt kipróbálni?” Nézze meg a saját vállalásait is: hozzáférés, eszközök, segítség vagy több idő egy feladatra.
Ha maga az irány bizonytalan, térjenek vissza ahhoz, mit szeretne a munkatárs a munkájától. A jelenlegi munkakörhöz szükséges készségekről külön beszéljen. A kötelező elvárást ne önkéntes karrierkísérletként mutassa be.
Kutatási eredmény: számít a gyakorlási lehetőség; ez nem tesztelt időbeosztás.
Grossman és Salas (2011) a támogatás, a gyakorlási lehetőségek és a tanult készségek alkalmazásának összefüggéseit tekintik át. Képzési áttekintésük nem igazolja az alábbi megállapodásunk hatását.
Miért a lehetőséggel érdemes kezdeni?
Javaslatunk: a közösen kijelölt cél leírja a kívánt változást, de még nem rendezi, hogyan fér bele a munkahétbe. Ha a munkatársnak ugyanannyi megkeresést kellett továbbra is kezelnie, a „miért nem gyakorolt?” kérdés a megállapodás fontos részét hagyja feltáratlanul. Ennek tisztázása konkrét döntési lehetőséget ad mindkettőjüknek.
Más magyarázatnak is marad helye. Talán volt idő, de a cél nem volt világos, vagy a feladat segítség nélkül túl nehéznek bizonyult. Lehet, hogy az irány már nem megfelelő, vagy egy vállalt lépés egyszerűen elmaradt. Ezek eltérő beszélgetést igényelnek: a segítségről, a módosított célról vagy a vállalásról és a történtekről. A kapacitás áttekintése segít megérteni a helyzetet; nem jelenti azt, hogy minden el nem ért cél oka a munkaterhelés.
A megoldás illeszkedjen a munkához
Egy elkülönített óra segíthet, ha közben valaki ellátja a többi feladatot. Kis csapatban talán jobb megoldás egy meglévő feladaton dolgozni egy tapasztalt kollégával. Az ő idejével is számoljanak. A tanulás tovább tarthat, mint egy ismert feladat elvégzése.
Néha egy feladat terjedelmét lehet csökkenteni, vagy az érintettekkel új határidőt lehet egyeztetni. Ne csak másra helyezze át a terhet. Ha nem Ön jogosult jóváhagyni a változást, mondja el, mit fog kérni és mikor ad választ.
Saját vezetőjétől például ezt kérdezheti: „Elhalaszthatjuk a beszámoló határidejét, vagy megoldható, hogy valaki átvegye Lea szokásos megkereséseit, amíg gyakorol? Enélkül későbbre kell tennünk ezt az önként vállalt célt.” Mondja el, kinek a munkáját érinti a változás, és milyen döntésre van szükség. A kérés még nem jóváhagyott megállapodás.
Egy önként vállalt célt el is lehet halasztani. Beszéljék meg, mikor vagy milyen feltételek mellett térnek vissza rá, ne csak azt mondják, hogy „ha majd kevesebb lesz a munka”. Ellenőrizze a kötelező képzésekre, munkaidőre és feladatváltozásokra vonatkozó szabályokat és munkahelyi megállapodásokat. Ez nem indok egy kötelező biztonsági képzés halasztására. Egészségi, magatartási vagy hivatalos teljesítménykezelési ügyben a megfelelő vállalati eljárást kövesse.
Gyakorlati tapasztalat: Laura Overton a munka közbeni tanulásról.
Laura Overton CIPD-elemzése (2025) a tanfolyami részvételen túl is javasolja a vezetők bevonását. Ez gyakorlati tanács, nem javaslataink hatásának bizonyítéka.
Mikor melyik lehetőség illik a helyzethez?
Javaslatunk: gondolja át, mit kell gyakorolnia a munkatársnak, és mi történne, ha hibázna. Egy meglévő feladat világos célt adhat a gyakorlásnak, de egy sürgős ügyfélprobléma kevés teret hagyhat megállni, kérdezni vagy javítani. Egy külön alkalom, megfelelő gyakorlófeladat vagy engedélyezett megfigyelés jobb lehet. A tanfolyam továbbra is megfelelő választás, ha a szükséges tudás vagy segítség nincs meg a csapatban.
Ha a munkahét már tele van, a tanuláshoz valakinek át kell vennie a munkát, vagy bizonyos feladatokat el kell halasztani, esetleg csökkenteni kell a terjedelmüket. Ha eleve van tanulásra szánt idő, először azt nézzék meg, hogy a munkatárs valóban ki tudja-e használni. Ha a terv arra épül, hogy a vezető tartósan egy órával több munkát vállal, érdemes tisztázni, fenntartható-e ez. Egy próba megmutathatja, milyen segítség kell; a tartós létszámhiányt nem oldja meg. Ha egyelőre nincs működő megoldás, mondja el, minek kellene változnia, és beszéljék meg újra a határidőt.
Egy ígéretből más munkabeosztás lesz
Az ügyfélszolgálati példa kitalált. Az időtartamok egy lehetőséget szemléltetnek, nem ajánlott keretet.
Az első beszélgetésen Lea azt mondja, szeretne összetettebb ügyfélproblémák kivizsgálásában fejlődni. A vezető segítséggel végzett gyakorlást ígér. A szokásos megkeresések beosztása nem változik.
A következő beszélgetésig nem kerül sor gyakorlásra. A vezetőben felmerül, hogy Leát érdekli-e még a cél, de előbb kérdez. Lea elmondja, hogy egész héten a beérkező megkeresésekkel kellett foglalkoznia. A vezető megnézi a beosztást, és rájön: nem beszélték meg, ki kezeli Lea szokásos megkereséseit, amíg ő gyakorol. Ez egy hiányzó lehetőséget magyaráz meg, nem Lea teljes motivációját.
Új megállapodásként külön gyakorlási időt, egy már kiosztott ügyön való tanulást vagy későbbi kezdést mérlegelnek. Lea a meglévő ügyet választja. Egy első gyakorlási alkalomra a vezető egyeztet a csapattal, hogy személyesen átveszi Lea szokásos megkereséseit. Azt is tisztázza, hogy a tapasztalt kollégának van-e ideje segíteni.
Előtte: a gyakorlás csak a tervben szerepel
Lea ugyanúgy ellátja a szokásos megkereséseket. Nincs egyeztetett helyettesítés.
Mikor tudna ténylegesen gyakorolni?
Még egyeztetni kell a helyettesítést.
Utána: egy próba egyeztetett segítséggel
Egy első alkalom: Lea 40 percet dolgozik egy már kiosztott, összetett ügyön, miközben vezetője ellátja a szokásos megkereséseket. Ezen a 40 percen belül egy tapasztalt kollégának 20 perce van segíteni.
A vezető és a kolléga idejével, valamint a többi feladatukkal is számoltak?
Csak a helyettesítés és a kolléga módosított feladatainak egyeztetése után kezdjenek. Utána nézzék meg, mi valósult meg.
Legközelebb megnézik, sor került-e a gyakorlásra, mit tanult Lea, és szeretnék-e megismételni, módosítani, vagy egyelőre ennyiben hagyni. Ez nem ígéret gyorsabb ügyintézésre vagy előléptetésre.
A feltételekre is térjenek vissza
„Megkapta a megbeszélt lehetőséget? Mit tudott kipróbálni, és hol kellett segítség?” Lehet, hogy több gyakorlás, más megközelítés, módosított cél vagy egyelőre szünet következik. Egy elvégzett tanfolyam vagy egy szabad naptári időpont önmagában nem mutatja meg, mire képes már a munkatárs.
Kutatási eredmény: a saját akarat és a nyomás különbözik; egy elmaradt cél nem dönti el, melyikről van szó.
Deci, Olafsen és Ryan (2017) megkülönböztetik az autonóm és a kontrollált motivációt. Áttekintésük alapján egy elmaradt fejlődési célból egyikre sem következtethetünk.
Ha az ígért támogatás többször elmarad, nézzék meg, min kell változtatni, beleértve a vezető saját vállalásait is. A terhelés mellett a munkatárs igényei és a munkakör szokásos elvárásai is maradjanak szem előtt.
Jegyzet a megállapodáshoz
Javaslatunk: csak a hasznos sorokat tartsák meg. Ami még nincs jóváhagyva, az maradjon egyértelműen nyitott kérdés.
Amit szeretne vagy szükséges megtanulnia:
Melyik munka során tudna gyakorolni:
Amin szükség esetén változtatunk, amit átvállalunk vagy csökkentünk:
Kinek kell hozzájárulnia, és mi nincs még jóváhagyva:
Milyen segítséget szervezek vezetőként:
Ki adja a következő választ, és mikor:
Mikor nézzük át a tapasztalatokat, vagy térünk vissza a halasztott célra:
A felkészülési ellenőrzőlista segíthet visszatérni a nyitott döntéshez. A ModoPersona a meglévő jegyzeteket és vállalásokat is felhasználhatja az egyéni beszélgetés előkészítésében. A munka átszervezéséről továbbra is az érte felelős emberek döntenek.
Források
- Rebecca Grossman, Eduardo Salas (2011). The transfer of training: what really matters. International Journal of Training and Development, 15(2), 103–120.
- Edward L. Deci, Anja H. Olafsen, Richard M. Ryan (2017). Self-Determination Theory in Work Organizations: The State of a Science. Annual Review of Organizational Psychology and Organizational Behavior, 4, 19–43. Szerzői példány.
- Laura Overton (2025). How L&D can create value: Role of line managers in supporting skills development. CIPD. Teljes szöveg.