Hogyan készüljön fel egy 1:1 beszélgetésre 10 perc alatt
Szerző: Ján Káčer
A VESTBERRY társalapítója és CTO-ja (2017. május–2023. január).
Tíz perccel a következő 1:1 előtt: nézze át, mit ígért, válasszon két kérdést, és gondolja végig, miben tud segíteni. Vigye magával a jegyzeteit, majd kérdezze meg a munkatársát, miről szeretne beszélni.
Rendszeres négyszemközti beszélgetésre készülő vezetőknek. A jegyzetek kiindulópontot adnak: változtasson a terven, ha a munkatársa fontosabb témát hoz.
Öt lépés tíz perc alatt
Legfeljebb tíz percet szánjon a felkészülésre; nem kell az egészet kitöltenie. Kezdje a beszélgetést ezzel: „Mitől lenne számodra hasznos a mai beszélgetés?” Hagyjon teret a válasznak.
Másolja a jegyzeteibe
Öt kérdés a következő 1:1-hez. Másolja őket a megszokott jegyzetalkalmazásába, és csak a lényeges dolgokat írja hozzájuk.
- Mitől lenne hasznos ez a beszélgetés a munkatársamnak?
- Mit ígértem én, és mit a munkatársam? Mi van még hátra?
- Mi változott vagy ismétlődött meg a legutóbbi beszélgetés óta?
- Melyik két nyitott kérdés segítene jobban megérteni a helyzetet?
- Miben tudok dönteni, mit tudok tisztázni vagy elintézni?
A beszélgetés után jegyezze fel, ki mit vállalt, és mikor térnek vissza rá. A jegyzeteket a szervezet által engedélyezett helyen tartsa.
Így nézhet ki a gyakorlatban
Az alábbi példa kitalált. Nem valódi munkatárs vagy ügyfél történetét mutatja be.
Egy vezető a heti négyszemközti beszélgetésre készül egy fejlesztővel. Csúszik egy migráció, és a fejlesztő a múlt héten segítséget kért, mert a folytatáshoz a platformcsapat válaszára vár.
- Cél
- Megérteni, mi tartja fel a migrációt, és miben tudok segíteni.
- Miben állapodtunk meg?
- Megígértem, hogy választ kérek a platformcsapattól. A fejlesztő ezután módosítja az élesítés időpontját.
- Mi változott a legutóbbi alkalom óta?
- A válasz kedden megérkezett. Az élesítés időpontja a tervben még mindig ugyanaz.
- Kérdések
- Mit sikerült tisztázni a keddi válasszal? Mire van most szükséged a továbblépéshez?
- Miben segíthetek?
- Ha továbbra sem világos, kié a következő lépés, egyeztetek a platformcsapattal. Előbb azonban rákérdezek, valóban ez akadályozza-e a munkát.
A változatlan határidőből még nem derül ki, miért akadt el a munka. A vezető kérdésekkel készül, hogy megértse a helyzetet, mielőtt eldönti, hogyan segítsen.
Az első beszélgetésen: megállapodnak a folytatásról
A fejlesztő elmondja, hogy a platformcsapat válaszolt ugyan, de még mindig nem világos, ki viszi tovább az ügyet. A vezető vállalja, hogy ezt péntekig tisztázza. A fejlesztő ezután frissíti az élesítési tervet. A beszélgetés után feljegyzik ezt a két vállalást.
Egy héttel később: megnézik, mi valósult meg
A platformcsapat pénteken kijelölte a felelőst. A fejlesztő hétfőn frissítette az élesítési tervet. A következő 1:1-en a vezető megkérdezi, rendeződött-e a másik csapattól függő feladat, és milyen segítségre van még szükség. Így a következő lépésről beszélhetnek, ahelyett hogy ugyanazokat az állapotkérdéseket ismételnék.
Gyakori felkészülési hibák
- Részletes státuszjelentést készít, és nem jut idő arra, amiről valóban beszélni kellene.
- Csak a munkatársa vállalásait kéri számon, a saját ígéreteiről megfeledkezik.
- Néhány jegyzetből következtet a másik ember érzéseire, szándékaira, egészségi állapotára, motivációjára vagy teljesítményére.
- Kész ítélettel érkezik ahelyett, hogy rákérdezne a történtekre.
- Minden percet beoszt, így a munkatársa nem tudja felvetni a saját témáit.
Kezelje körültekintően a jegyzeteit
- Csak a beszélgetéshez kapcsolódó munkahelyi információkat használja, amelyekhez jogosan fér hozzá.
- Válassza külön azt, amit tud, attól, amit feltételez. Ha bizonytalan valamiben, kérdezzen rá.
- A felkészülés ne szolgáljon titkos megfigyelésre, pontozásra vagy a munkatárs tudta nélkül végzett teljesítményértékelésre.
- Csak a szükséges adatokat jegyezze fel, a téves információkat javítsa. Tartsa be a szervezet adatvédelmi és adatmegőrzési szabályait.
Folytassa ott, ahol legutóbb abbahagyták
A ModoPersona a következő beszélgetés előtt felidézi azokat a megállapodásokat és fontos részleteket, amelyeket Ön ellenőrzött. Próbálja ki ugyanazzal a munkatárssal két egymást követő beszélgetésen. Az első 14 nap ingyenes.