Comment préparer un entretien individuel en 10 minutes
Auteur: Ján Káčer
Cofondateur et CTO de VESTBERRY (mai 2017–janvier 2023).
Dix minutes avant votre prochain entretien individuel : relisez vos engagements, choisissez deux questions et réfléchissez à l’aide que vous pouvez apporter. Gardez ces notes à portée de main, puis demandez à votre collaborateur ce qu’il souhaite aborder.
Pour les managers qui préparent un entretien individuel régulier. Vos notes sont un point de départ : adaptez le programme si votre collaborateur apporte un sujet plus important.
Cinq étapes en dix minutes
Fixez-vous une limite de dix minutes de préparation, sans chercher à toutes les utiliser. Ouvrez l’entretien par « Qu’est-ce qui rendrait cet échange utile pour toi aujourd’hui ? » et laissez de la place à la réponse.
À copier dans vos notes
Cinq questions pour votre prochain entretien. Copiez-les dans votre application de notes habituelle et ajoutez seulement ce qui compte.
- Qu’est-ce que cet entretien doit apporter à mon collaborateur ?
- Qu’avais-je promis de faire ? Et mon collaborateur ? Que reste-t-il à faire ?
- Qu’est-ce qui a changé ou s’est répété depuis notre dernier entretien ?
- Quelles deux questions ouvertes m’aideront à mieux comprendre la situation ?
- Que puis-je décider, débloquer ou faire avancer ?
Après l’entretien, notez qui s’engage à faire quoi et quand vous ferez le point. Conservez vos notes dans un espace autorisé par votre organisation.
Un exemple de préparation
Cet exemple est fictif. Il ne décrit pas la situation d’un salarié ou d’un client réel.
Un manager prépare son point hebdomadaire avec un développeur. Une migration a pris du retard. La semaine précédente, le développeur lui a demandé de l’aide, car la suite du travail dépend de l’équipe plateforme.
- Objectif
- Comprendre ce qui bloque la migration et comment je peux aider.
- Qu’avions-nous convenu de faire ?
- J’avais promis d’obtenir une réponse de l’équipe plateforme. Le développeur devait ensuite revoir la date de déploiement.
- Qu’est-ce qui a changé depuis la dernière fois ?
- La réponse est arrivée mardi. La date de déploiement n’a pas changé dans le planning.
- Questions
- Qu’est-ce que la réponse de mardi a permis de clarifier ? De quoi as-tu besoin pour avancer ?
- Comment puis-je aider ?
- Si l’on ne sait toujours pas qui doit prendre la suite, je clarifierai ce point avec l’équipe plateforme. Je vérifierai d’abord que c’est bien ce qui bloque le travail.
La date n’a pas changé, mais cela ne suffit pas à expliquer le retard. Le manager a préparé des questions pour comprendre la situation avant de décider comment intervenir.
Pendant le premier entretien : se mettre d’accord sur la suite
Le développeur explique que l’équipe plateforme a répondu, mais que personne ne sait encore qui doit prendre le relais. Le manager s’engage à régler ce point d’ici vendredi. Le développeur mettra ensuite le planning de déploiement à jour. Ils notent ces deux engagements après l’entretien.
La semaine suivante : voir ce qui a avancé
L’équipe plateforme a désigné un responsable vendredi. Le développeur a mis à jour le planning de déploiement lundi. Au prochain entretien, le manager demande si la dépendance est résolue et quelle aide est encore nécessaire. Ils peuvent ainsi parler de la suite au lieu de répéter les mêmes questions sur l’avancement.
Erreurs fréquentes de préparation
- Préparer un compte rendu exhaustif et manquer de temps pour les sujets qui méritent un échange.
- Suivre uniquement les engagements de votre collaborateur en oubliant les vôtres.
- Déduire les émotions, les intentions, l’état de santé, la motivation ou les performances d’une personne à partir de quelques notes.
- Arriver avec un avis arrêté au lieu de chercher à comprendre.
- Remplir tout l’ordre du jour sans laisser de place aux sujets de votre collaborateur.
Des notes utiles, dans le respect de chacun
- Utilisez uniquement les informations professionnelles auxquelles vous avez le droit d’accéder et qui sont utiles à l’entretien.
- Distinguez les faits de votre interprétation. Si vous avez un doute, posez la question.
- La préparation ne doit pas servir à surveiller les salariés à leur insu, à leur attribuer un score ou à mener une évaluation officieuse.
- Ne notez que le nécessaire et corrigez les informations inexactes. Respectez les règles de votre organisation en matière de confidentialité et de conservation des données.
Reprenez le fil au prochain entretien
Avant votre prochain entretien, ModoPersona vous rappelle les engagements et les éléments que vous avez vérifiés. Essayez-le sur deux rendez-vous avec la même personne. Les 14 premiers jours sont gratuits.