10-Minuten-Vorbereitung

So bereiten Sie ein 1:1-Gespräch in 10 Minuten vor

Mitgründer und CTO bei VESTBERRY (Mai 2017–Januar 2023).

Zehn Minuten vor Ihrem nächsten 1:1: Prüfen Sie Ihre Zusagen, notieren Sie zwei Fragen und überlegen Sie, wo Sie helfen können. Nehmen Sie diese Notizen mit und fragen Sie zuerst, was Ihr Gegenüber besprechen möchte.

Für Führungskräfte, die ein regelmäßiges 1:1 vorbereiten. Ihre Notizen sind ein Ausgangspunkt. Ändern Sie den Plan, wenn Ihr Gegenüber ein wichtigeres Anliegen mitbringt.

Zur Checkliste

Halten Sie sich an das, was Sie tatsächlich wissen. Eine Notiz kann Anlass für eine Frage sein. Sie verrät Ihnen aber nicht, was jemand denkt oder fühlt.

Fünf Schritte in zehn Minuten

Setzen Sie sich für die Vorbereitung ein Zeitlimit von zehn Minuten. Sie müssen es nicht ausschöpfen. Beginnen Sie mit „Was würde dieses Gespräch heute für dich hilfreich machen?“ und lassen Sie Raum für die Antwort.

Minute 1
Das Ziel festhalten
Was soll das Gespräch Ihrem Teammitglied bringen? Halten Sie das in einem Satz fest. Gehen Sie davon aus, was die Person gerade beschäftigt.
Minuten 2–4
Auf die letzten Absprachen zurückkommen
Was haben Sie zugesagt, was Ihr Gegenüber? Was ist erledigt, was steht noch aus? Beginnen Sie mit Ihren eigenen offenen Zusagen.
Minuten 5–6
Wichtige Veränderungen sammeln
Was ist seit dem letzten Gespräch passiert? Vielleicht gibt es ein neues Hindernis, einen Fortschritt, den Sie würdigen möchten, einen verschobenen Termin oder ein wiederkehrendes Problem.
Minuten 7–8
Zwei offene Fragen vorbereiten
Geben Sie Ihrem Gegenüber Gelegenheit, die Situation zu erklären. Fragen Sie etwa: „Was hat sich seitdem verändert?“ Ziehen Sie keine voreiligen Schlüsse über Motivation oder Leistung.
Minuten 9–10
Überlegen, wo Sie helfen können
Müssen Sie eine Entscheidung treffen, ein Hindernis aus dem Weg räumen oder Ihrem Teammitglied den Rücken freihalten? Nehmen Sie einen Vorschlag mit und passen Sie ihn an das Gespräch an.

In Ihre Notizen kopieren

Fünf Fragen für Ihr nächstes 1:1. Kopieren Sie sie in Ihre gewohnte Notiz-App und ergänzen Sie nur, was wichtig ist.

Was soll das Gespräch meinem Teammitglied bringen?
Was habe ich zugesagt, was mein Gegenüber? Was steht noch aus?
Was hat sich seit dem letzten 1:1 verändert oder wiederholt?
Welche zwei offenen Fragen helfen mir, die Situation besser zu verstehen?
Was kann ich entscheiden, klären oder in die Wege leiten?

Halten Sie nach dem Gespräch fest, wer was übernimmt und wann Sie wieder darüber sprechen. Bewahren Sie Ihre Notizen an einem dafür freigegebenen Ort auf.

So könnte Ihre Vorbereitung aussehen

Dieses Beispiel ist frei erfunden. Es beschreibt keine echten Mitarbeitenden oder Kunden.

Eine Führungskraft bereitet sich auf das wöchentliche 1:1 mit einem Entwickler vor. Eine Migration verzögert sich. Letzte Woche hat der Entwickler um Hilfe gebeten, weil er auf das Plattformteam angewiesen ist.

Ziel: Verstehen, was die Migration aufhält und wie ich helfen kann.
Was haben wir vereinbart?: Ich habe zugesagt, eine Antwort vom Plattformteam einzuholen. Der Entwickler wollte danach den Rollout-Termin anpassen.
Was hat sich seit dem letzten Mal verändert?: Die Antwort kam am Dienstag. Im Plan steht noch derselbe Rollout-Termin.
Fragen: Was hat sich durch die Antwort am Dienstag geklärt? Wobei brauchst du jetzt Unterstützung?
Wo kann ich helfen?: Falls weiterhin unklar ist, wer den nächsten Schritt übernimmt, kläre ich das mit dem Plattformteam. Zuerst frage ich nach, ob die Arbeit tatsächlich daran hängt.

Der unveränderte Termin sagt noch nichts darüber aus, warum die Arbeit stockt. Die Führungskraft fragt nach, bevor sie sich ein Urteil bildet oder Hilfe anbietet.

Im ersten Gespräch: den nächsten Schritt vereinbaren

Der Entwickler erklärt: Das Plattformteam hat geantwortet, aber es ist weiterhin unklar, wer zuständig ist. Die Führungskraft sagt zu, das bis Freitag zu klären. Danach passt der Entwickler den Rollout-Plan an. Beide Absprachen werden nach dem Gespräch notiert.

Eine Woche später: nachsehen, was daraus geworden ist

Das Plattformteam hat am Freitag eine zuständige Person benannt. Am Montag hat der Entwickler den Rollout-Plan aktualisiert. Beim nächsten 1:1 fragt die Führungskraft, ob die Abhängigkeit geklärt ist und welche Unterstützung jetzt gebraucht wird. So können sie den nächsten Schritt besprechen, statt dieselben Statusfragen zu wiederholen.

Häufige Fehler bei der Vorbereitung

Einen ausführlichen Statusbericht vorbereiten, sodass die eigentlichen Gesprächsthemen zu kurz kommen.
Nur auf die Zusagen des Teammitglieds achten und die eigenen vergessen.
Aus wenigen Notizen auf Gefühle, Absichten, Gesundheit, Motivation oder Leistung schließen.
Mit einem fertigen Urteil ins Gespräch gehen, statt nachzufragen.
Jede Minute verplanen und keinen Platz für die Anliegen des Gegenübers lassen.

Vertraulich und fair mit Notizen umgehen

Verwenden Sie nur berufliche Informationen, auf die Sie berechtigt zugreifen dürfen und die für das Gespräch relevant sind.
Unterscheiden Sie zwischen dem, was Sie wissen, und Ihrer Einschätzung. Fragen Sie nach, wenn etwas unklar ist.
Die Vorbereitung darf nicht dazu dienen, Menschen heimlich zu überwachen, mit Punkten zu bewerten oder an ihnen vorbei eine Leistungsbeurteilung anzulegen.
Notieren Sie nur, was Sie brauchen, und berichtigen Sie falsche Angaben. Beachten Sie die Datenschutz- und Aufbewahrungsregeln Ihrer Organisation.

Knüpfen Sie beim nächsten Mal daran an

ModoPersona ruft Ihnen vor dem nächsten 1:1 die Absprachen und Hintergründe in Erinnerung, die Sie selbst bestätigt haben. Probieren Sie es bei zwei Gesprächen mit derselben Person aus. Die ersten 14 Tage sind kostenlos.

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