Ako sa pripraviť na stretnutie 1:1 za 10 minút
Autor: Ján Káčer
Spoluzakladateľ a CTO spoločnosti VESTBERRY (máj 2017 – január 2023).
Desať minút pred ďalším 1:1: pripomeňte si, čo ste sľúbili, pripravte si dve otázky a premyslite si, s čím môžete pomôcť. Vezmite si tieto poznámky so sebou a najprv sa opýtajte, čo chce prebrať člen tímu.
Pre manažérov, ktorí sa pripravujú na pravidelné 1:1. Poznámky sú východiskom. Ak člen tímu prinesie dôležitejšiu tému, prispôsobte tomu rozhovor.
Päť krokov za desať minút
Na prípravu si vyhraďte najviac desať minút. Nemusíte ich využiť všetky. Rozhovor začnite otázkou „Čo by ti dnes v tomto rozhovore najviac pomohlo?“ a nechajte priestor na odpoveď.
Skopírujte si to do poznámok
Päť otázok na ďalšie 1:1. Skopírujte si ich do aplikácie, v ktorej si vediete poznámky, a doplňte len to podstatné.
- Čo má tento rozhovor priniesť členovi tímu?
- Čo som sľúbil ja? Čo člen tímu? Čo ešte čaká?
- Čo sa od posledného 1:1 zmenilo alebo zopakovalo?
- Na čo sa chcem opýtať, aby som lepšie pochopil situáciu?
- Čo môžem rozhodnúť, zariadiť alebo dotiahnuť?
Po stretnutí si zapíšte, kto čo urobí a kedy sa k tomu vrátite. Poznámky uchovávajte na mieste, ktoré vaša firma povoľuje.
Ako to môže vyzerať v praxi
Nasledujúci príklad je vymyslený. Nevychádza zo skúsenosti konkrétneho zamestnanca ani zákazníka.
Manažér sa chystá na pravidelné 1:1 s vývojárom. Migrácia mešká a vývojár minulý týždeň požiadal o pomoc: ďalší postup závisí od tímu Platform.
- Cieľ
- Zistiť, čo brzdí migráciu a s čím môžem pomôcť.
- Na čom sme sa dohodli?
- Ja som sľúbil získať odpoveď od tímu Platform. Vývojár mal potom upraviť termín nasadenia.
- Čo sa od minula zmenilo?
- Odpoveď prišla v utorok. Termín nasadenia je v pláne stále rovnaký.
- Otázky
- Čo sa po utorkovej odpovedi posunulo? S čím teraz potrebuješ pomôcť?
- S čím môžem pomôcť?
- Ak stále nie je jasné, kto má urobiť ďalší krok, dohodnem to s tímom Platform. Najprv si overím, či práve toto brzdí prácu.
Z nezmeneného termínu ešte nevieme, prečo sa práca neposunula. Manažér má pripravené otázky, aby zistil, čo sa deje a kde môže pomôcť.
Na prvom 1:1: čo sme si dohodli
Vývojár vysvetlí, že tím Platform síce odpovedal, ale stále nie je jasné, kto má vec prevziať. Manažér sľúbi, že do piatka dohodne zodpovednú osobu. Vývojár potom upraví plán nasadenia. Po stretnutí si zapíšu tieto dve dohody.
O týždeň: čo sa podarilo dotiahnuť
Tím Platform v piatok určil zodpovednú osobu. Vývojár v pondelok upravil plán nasadenia. Na ďalšom 1:1 sa manažér opýta, či je závislosť vyriešená a s čím ešte treba pomôcť. Môžu tak prebrať ďalší krok namiesto opakovania rovnakých otázok o stave práce.
Časté chyby pri príprave
- Spíšete celý prehľad práce a na podstatné témy už nezostane čas.
- Kontrolujete dohody člena tímu, ale zabudnete na vlastné sľuby.
- Z pár poznámok usudzujete, ako sa človek cíti, čo zamýšľa, aký je jeho zdravotný stav alebo prečo sa mu nedarí.
- Prídete s hotovým záverom a nepýtate sa, čo vám možno uniklo.
- Naplánujete každú minútu a člen tímu sa nedostane k tomu, čo potrebuje prebrať.
S poznámkami zaobchádzajte citlivo
- Používajte len pracovné informácie, ku ktorým máte oprávnený prístup a ktoré súvisia s rozhovorom.
- Rozlišujte medzi tým, čo viete, a tým, čo si len myslíte. Ak si nie ste istí, opýtajte sa.
- Príprava nemá slúžiť na tajné sledovanie, bodovanie ľudí ani hodnotenie výkonu poza ich chrbát.
- Zapisujte si len to, čo potrebujete. Chybné údaje opravte a dodržujte pravidlá firmy pre ochranu a uchovávanie osobných údajov.
Nadviažte tam, kde ste minule skončili
ModoPersona vám pred ďalším 1:1 pripomenie dohody a dôležité súvislosti, ktoré ste si overili. Vyskúšajte si to na dvoch stretnutiach s rovnakým členom tímu. Prvých 14 dní je zadarmo.