Cómo preparar una reunión uno a uno en 10 minutos
Autor: Ján Káčer
Cofundador y CTO de VESTBERRY (mayo de 2017–enero de 2023).
Diez minutos antes de tu próxima reunión uno a uno: repasa lo que prometiste, elige dos preguntas y piensa en qué puedes ayudar. Lleva esas notas y empieza preguntando qué quiere hablar la otra persona.
Para responsables de equipo que preparan una reunión uno a uno habitual. Tus notas son un punto de partida: cambia el plan si la otra persona trae un tema más importante.
Cinco pasos en diez minutos
Pon un límite de diez minutos a la preparación; no tienes que usarlos todos. Abre la conversación con «¿Qué haría que esta conversación te resultara útil hoy?» y deja espacio para la respuesta.
Cópialo en tus notas
Cinco preguntas para tu próxima reunión uno a uno. Cópialas en la aplicación de notas que ya usas y añade solo lo importante.
- ¿Qué debería llevarse la otra persona de esta conversación?
- ¿Qué prometí hacer yo? ¿Y la otra persona? ¿Qué queda pendiente?
- ¿Qué ha cambiado o se ha repetido desde la última reunión?
- ¿Qué dos preguntas abiertas me ayudarán a entender mejor la situación?
- ¿Qué puedo decidir, aclarar o poner en marcha?
Después de la reunión, anota quién se compromete a hacer qué y cuándo lo revisaréis. Guarda tus notas en un lugar permitido por tu organización.
Así podría quedar tu preparación
Este ejemplo es ficticio. No describe a ningún empleado ni cliente real.
Un responsable de equipo prepara su reunión semanal con un desarrollador. Una migración va con retraso y, la semana anterior, el desarrollador pidió ayuda porque necesitaba una respuesta del equipo de plataforma.
- Propósito
- Entender qué frena la migración y en qué puedo ayudar.
- ¿Qué acordamos hacer?
- Yo prometí conseguir una respuesta del equipo de plataforma. El desarrollador actualizaría después la fecha de despliegue.
- ¿Qué ha cambiado desde la última vez?
- La respuesta llegó el martes. La fecha de despliegue sigue igual en el plan.
- Preguntas
- ¿Qué se aclaró con la respuesta del martes? ¿Qué necesitas ahora para avanzar?
- ¿En qué puedo ayudar?
- Si todavía no está claro quién debe dar el siguiente paso, lo aclararé con el equipo de plataforma. Primero comprobaré si eso es lo que está frenando el trabajo.
Que la fecha siga igual no explica por qué el trabajo no avanza. El responsable lleva preguntas para entender la situación antes de decidir cómo ayudar.
En la primera reunión: acordar el siguiente paso
El desarrollador explica que el equipo de plataforma respondió, pero sigue sin estar claro quién se hará cargo. El responsable del equipo se compromete a resolverlo de aquí al viernes. Después, el desarrollador actualizará el plan de despliegue. Anotan estos dos acuerdos al terminar.
Una semana después: comprobar qué ha avanzado
El equipo de plataforma asignó a una persona responsable el viernes. El desarrollador actualizó el plan de despliegue el lunes. En la siguiente reunión, el responsable del equipo pregunta si la dependencia está resuelta y qué ayuda hace falta ahora. Así pueden hablar del siguiente paso en lugar de repetir las mismas preguntas sobre el estado del trabajo.
Errores habituales de preparación
- Preparar un informe exhaustivo y quedarse sin tiempo para los temas que necesitan una conversación.
- Revisar solo los compromisos de la otra persona y olvidar los tuyos.
- Sacar conclusiones sobre emociones, intenciones, salud, motivación o rendimiento a partir de unas pocas notas.
- Llegar con una opinión cerrada en vez de preguntar qué ha ocurrido.
- Ocupar toda la agenda sin dejar espacio para los temas de la otra persona.
Cómo cuidar la privacidad de tus notas
- Utiliza solo información de trabajo a la que tengas derecho a acceder y que sea relevante para la reunión.
- Distingue lo que sabes de lo que interpretas. Si tienes dudas, pregunta.
- No uses la preparación para vigilar a nadie a escondidas, asignarle una puntuación o evaluar su rendimiento sin que lo sepa.
- Anota solo lo necesario y corrige los datos erróneos. Respeta las normas de tu organización sobre privacidad y conservación de datos.
Retoma la conversación donde la dejaste
Antes de tu próxima reunión, ModoPersona te recuerda los acuerdos y los detalles que has comprobado. Pruébalo en dos reuniones con la misma persona. Los primeros 14 días son gratis.