Hace dos semanas prometiste consultar si era posible hacer un curso. Hoy, tu nota solo dice «desarrollo». ¿El curso estaba aprobado? ¿Ibas a revisar el presupuesto? ¿O simplemente quedasteis en volver a hablarlo?
Nuestra sugerencia: anota lo que os ayude a retomar la conversación sin cambiar su sentido. A veces basta con una promesa y una fecha. Un desacuerdo puede necesitar más contexto. No hace falta rellenar una plantilla entera porque hayáis tenido una reunión.
Estas ideas son para las notas habituales de un 1:1. Los documentos formales de RR. HH. tienen sus propios requisitos; la sección de privacidad explica qué conviene comprobar en tu organización.
Escribe pensando en la próxima conversación
«¿Qué podríamos olvidar aunque nos convenga retomarlo?». Puede ser una prioridad acordada, una pregunta abierta, un buen trabajo que quieras reconocer o la ayuda que prometiste. Añade la fecha y el contexto necesario para entenderlo más adelante.
Para el curso, podría bastar: «Consultaré si tenemos presupuesto y te daré una respuesta el viernes como muy tarde. La inscripción aún no está aprobada». Así, la promesa de consultar no se convierte en una promesa de pagar.
La otra persona no tiene que salir con una tarea. «Hablamos de la carga de trabajo; hoy no acordamos cambios» puede ser suficiente si refleja lo ocurrido y hay un motivo para conservarlo. Si no hay nada que registrar ni retomar y las normas internas no exigen una nota, quizá no haga falta crear otro registro.
Elige una forma que os resulte útil
Nuestra sugerencia: elegid entre las opciones que permita la organización y acordad cómo os mantendréis al tanto. Podéis combinar varias.
- Un resumen breve: si acordasteis una acción concreta, pueden bastar una o dos frases: quién hará qué y para cuándo. No siempre hace falta redactar un acta.
- Una nota compartida: si retomáis varios asuntos, dejad los pendientes arriba y las entradas fechadas debajo. Acordad quién la actualiza; no debe convertirse automáticamente en tarea del empleado.
- Una nota de trabajo privada: si necesitas pensar cómo plantear una pregunta, usa un lugar autorizado y distingue las suposiciones de los hechos. El acceso restringido no elimina los derechos sobre los datos personales.
- Ninguna nota adicional: si no hay nada que registrar ni retomar, puedes omitirla cuando las normas internas lo permitan. Eso no permite omitir un registro obligatorio ni olvidar una promesa pendiente.
Si el compromiso ya está en una herramienta autorizada, quizá baste con un enlace. Evita mantener versiones distintas en el chat, un documento y tu cuaderno. Marca como terminados los asuntos resueltos para que no sigan apareciendo como pendientes. Para conservar o eliminar la nota, sigue las reglas correspondientes.
Separa lo ocurrido de tu interpretación
Ejemplo ficticio en un equipo de finanzas: Sam terminó dos revisiones de facturas después de las fechas acordadas. Sam explica que la documentación llegó tarde. Tú te preguntas si ayudaría una formación, pero aún no has comprobado ninguna de las dos explicaciones.
«Sam no es de fiar» borra esas diferencias. El esquema muestra formas más precisas de escribirlo. No hace falta incluir las cuatro categorías en todas las notas.
Un hecho observado
En vez de: «Sam no es de fiar».
¿Qué puedes respaldar con una fecha u otra prueba?
«Las revisiones de facturas previstas para el 6 y el 13 de septiembre se terminaron el 8 y el 15».
La versión de la persona
No registres la explicación como si ya estuviera comprobada.
¿Quién lo dijo y se ha verificado?
«Indicas que la documentación llegó tarde. Aún no hemos comprobado cuándo se recibió».
Una idea que puedes dejar fuera
En vez de: «Sam necesita formación».
¿Esta suposición sin comprobar ayuda a decidir el siguiente paso?
Déjala fuera en este caso: primero comprueba cuándo llegó la documentación. No se ha acordado ninguna formación.
Un compromiso del responsable
En vez de: «Mejorar la fiabilidad».
¿Qué te comprometiste realmente a hacer?
«Consultaré la entrega de la documentación con Operaciones y te daré una respuesta el viernes como muy tarde».
Una nota compartida podría decir:
«Las revisiones de facturas previstas para el 6 y el 13 de septiembre se terminaron el 8 y el 15. Indicas que la documentación llegó después de la hora acordada. Aún no hemos comprobado cuándo se recibió. Lo consultaré con Operaciones y te daré una respuesta el viernes como muy tarde».
Aquí se omite la idea de formación porque no aporta nada al siguiente paso acordado. Si necesitas incluir una interpretación para tomar una decisión, indica de quién es, en qué se basa y qué sigue sin saberse. «Quizá necesite más práctica» no equivale a «no puede hacer su trabajo».
Deja fuera detalles familiares innecesarios, conjeturas sobre la salud, rumores y etiquetas sobre el carácter. Si es necesario registrar información sensible, utiliza el procedimiento de RR. HH. o privacidad correspondiente y un espacio autorizado con acceso restringido. Un cuaderno personal no sirve para eludir esas reglas.
Comprobad si entendisteis lo mismo
Puedes cerrar con: «Consultaré cómo se entregó la documentación y te responderé el viernes como muy tarde. ¿Es lo que habías entendido?». Según el asunto, podéis leer unas líneas juntos, enviar un breve resumen después o revisar lo pendiente en la siguiente reunión. Para comprobar un acuerdo cotidiano no hace falta compartir todos tus borradores.
Facilita que se corrija una fecha o se añada un detalle importante. Si discrepáis sobre una interpretación, deja clara la diferencia cuando sea relevante. No redactes un acuerdo que no existió. No interpretes el silencio como un acuerdo. Si alguien confirma que ha recibido la nota, distingue esa confirmación de su conformidad con el contenido. Si se trata de una evaluación formal, utiliza el proceso previsto.
Hablad también de si os resulta cómodo tomar notas durante la conversación. A algunas personas puede venirles bien ver lo que escribes; a otras puede distraerles. Podéis anotar unas palabras juntos, o escribir después y confirmar lo esencial. Depende de la persona y del tema.
Comprueba dónde guardar las notas y quién puede acceder
El idioma de este artículo no determina qué ley se aplica a tu lugar de trabajo. Consulta con RR. HH. o la persona responsable de privacidad la finalidad, los accesos permitidos y las reglas de conservación. Usa espacios autorizados y limita el acceso a quienes lo necesiten. Respeta las obligaciones de conservar documentos por una queja, investigación o litigio. No establezcas un plazo único de borrado para todo.
Comprueba que la información de privacidad facilitada a los empleados incluya estas notas: para qué se guardan, quién puede acceder y durante cuánto tiempo se conservan. Los empleados deben saber dónde consultar esa información. Eso no implica compartir cada borrador.
UE y Reino Unido: los empleados pueden solicitar sus datos personales, incluidos los que figuren en notas de sus responsables. Eso no significa entregar automáticamente todos los documentos sin ocultar ningún dato. Hay que considerar los derechos de otras personas y las excepciones aplicables. Remite las solicitudes cuanto antes al equipo correspondiente. La etiqueta «nota privada del responsable» no constituye una excepción por sí sola. Consulta las orientaciones de abajo.
En otros lugares: revisa las normas locales sobre empleo y privacidad. California, por ejemplo, reconoce a los empleados cubiertos por la ley acceso a determinados registros de personal. Eso no establece una regla para todo Estados Unidos ni para todas las notas de reuniones individuales.
Los asuntos formales de rendimiento, conducta, acoso, salud o cuestiones jurídicas pueden requerir otro registro y apoyo especializado. Conserva la información necesaria en el proceso correspondiente, sin añadir un historial sensible a una nota compartida habitual. Que el empleado confirme un acuerdo no establece por sí solo una base jurídica para guardar datos personales.
Una plantilla breve para adaptar
Usa solo los campos útiles para esta conversación y respeta las normas de tu organización. Para una promesa sencilla pueden bastar la fecha, la acción y cuándo darás una respuesta. No es un formulario que deba rellenar el empleado.
Fecha y tema:
Qué ocurrió (lo que podemos comprobar):
Qué me contaste:
Qué acordamos, si hubo algún acuerdo:
Qué haré yo y cuándo te informaré, si lo acordamos:
Tu siguiente paso y plazo, si los acordamos:
Qué sigue abierto o en qué discrepamos:
Cuándo retomarlo, si hace falta:
Antes de guardar: ¿es correcto, hace falta cada detalle y es este el lugar adecuado? La guía de preparación y su lista de comprobación puede ayudaros a retomar lo pendiente en la próxima reunión.
Las fuentes de estas sugerencias
Son orientaciones de organismos públicos, no experimentos que validen la plantilla. El ejemplo y el modelo son propuestas nuestras.
Reino Unido — propósito, exactitud y datos necesarios
La ICO explica cómo guardar solo los datos necesarios, distinguir opiniones de hechos y revisar una nota cuya exactitud se cuestiona. También explica qué información deben recibir los empleados sobre estas notas y su uso. Estas orientaciones se están revisando tras cambios en la legislación británica. ICO: registros laborales.
UE — datos personales y derechos de otras personas
El CEPD explica el alcance del acceso y la valoración de los derechos en cada caso. CEPD, 2023.
Reino Unido — reconocer solicitudes y valorar excepciones
No hace falta lenguaje jurídico para pedir los datos propios. La ICO explica excepciones e información relativa a otras personas. ICO: preguntas de empleadores.
California — ejemplo de derechos de un estado
La autoridad explica el acceso a determinados registros de personal, con límites y exclusiones. California DIR.
- Information Commissioner’s Office (s. f.). Collecting and keeping employment records. ICO. Texto completo.
- European Data Protection Board (2023). Guidelines 01/2022 on data subject rights – Right of access, version 2.1. EDPB. Texto completo.
- Information Commissioner’s Office (s. f.). Subject access request Q and As for employers. ICO. Texto completo.
- California Department of Industrial Relations (s. f.). Personnel files and records. Division of Labor Standards Enforcement. Texto completo.